KlasPay traite des données de personnes adultes (responsables d'école, caissiers, parents payeurs) et de mineurs (élèves). Cette page explique qui est responsable de quoi, ce qui est collecté, pourquoi, avec qui c'est partagé, combien de temps c'est conservé et comment exercer vos droits.
Qui est responsable
- Pour les comptes des écoles et des caissiers, et pour le fonctionnement du site : CREZZUSS (Ségbé, Lomé, Togo) est responsable du traitement.
- Pour les données des élèves et des parents : chaque école est responsable du traitement. Elle décide quels élèves enregistrer, informe les parents et répond à leurs demandes. KlasPay agit comme sous-traitant pour le compte de l'école, sur ses seules instructions, et n'utilise jamais ces données pour son propre compte.
Données collectées
- Compte école : nom et ville de l'école, adresse e-mail, mot de passe (stocké haché), adresse de la page de paiement, compte de réception des fonds (numéro Mixx/Flooz ou référence bancaire), logo, slogan, couleur, année scolaire, e-mail d'alerte.
- Comptes caissiers : nom, e-mail, mot de passe haché, rôle.
- Élèves (enregistrés par l'école) : matricule, nom et prénom, classe, frais dus et payés, numéro de téléphone du parent.
- Paiements : montant, objet, moyen de paiement, numéro de téléphone du payeur, référence et statut, date. Pour un paiement en ligne, l'agrégateur peut collecter d'autres données selon ses propres conditions.
- Reçus : chaque paiement génère un reçu consultable par sa référence (nom de l'élève, classe, montant, école) pour permettre à un parent ou à l'école de le vérifier.
- Journal d'activité de l'espace école (qui a fait quoi, quand) et journaux techniques du serveur (adresse IP, page, date), nécessaires à la sécurité.
Pourquoi
- Permettre à l'école de suivre les frais de scolarité et d'encaisser les paiements (exécution du service).
- Permettre au parent de retrouver l'élève, payer et obtenir un reçu.
- Envoyer les relances de paiement que l'école décide d'envoyer (WhatsApp ou SMS ouverts sur l'appareil du caissier, KlasPay n'envoie rien lui-même).
- Sécuriser les comptes (limitation des tentatives de connexion, journalisation) et respecter les obligations comptables.
Fonctions d'intelligence artificielle
Deux fonctions optionnelles de l'espace école font appel à un modèle de langage externe (Mistral AI, France ; Anthropic si l'école y est configurée) : l'import intelligent de listes d'élèves (le texte ou le fichier fourni par l'école, qui peut contenir noms, classes, frais et téléphones des parents, est transmis pour être structuré) et la rédaction de relances (nom de l'élève, classe et montant dû sont transmis pour produire le message). Ces données ne servent qu'à produire la réponse. L'école reste libre de ne pas utiliser ces fonctions : l'import manuel et les messages types existent.
Avec qui les données sont partagées
Aucune vente de données, aucune publicité. Les prestataires suivants interviennent, chacun limité à sa mission :
- DigitalOcean (États-Unis) : hébergement du serveur, de la base de données et de ses sauvegardes.
- FedaPay (Bénin, agréé BCEAO) : encaissement des paiements en ligne ; reçoit le montant, la référence et le numéro du payeur.
- Brevo (France) : envoi des e-mails de service (réinitialisation de mot de passe, alertes de paiement).
- Mistral AI (France) ou Anthropic (États-Unis) : fonctions d'IA décrites ci-dessus.
- Les autorités, uniquement sur demande légale.
Durée de conservation
- Compte école et données des élèves : tant que l'école utilise le service. L'école peut exporter ses données (CSV) à tout moment et demander la suppression de son compte ; les données sont alors effacées, sauf les enregistrements de paiement conservés le temps exigé par les obligations comptables (dix ans).
- Sauvegardes techniques : quatorze jours glissants.
- Journaux techniques : douze mois au maximum.
Vos droits
Parents et élèves : adressez-vous d'abord à l'école, responsable de vos données ; KlasPay l'assiste pour y répondre. Écoles et caissiers : écrivez à contact@crezzuss.com. Chacun peut accéder à ses données, les faire corriger ou supprimer, et s'opposer à un traitement ; nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi saisir l'Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP) du Togo.
Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, sessions signées à durée limitée, limitation des tentatives de connexion, isolation stricte des données entre écoles, sauvegardes quotidiennes, journal d'activité. Aucun numéro de carte bancaire ne transite par KlasPay.